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VALORIZZA L’UFFICIO ACQUISTI

La piattaforma consente l’ottimizzazione delle attività riferibili al Procurement, attraverso il risparmio di operatività delle risorse dell’Ufficio Acquisti e tempi di esecuzione delle stesse.

Il Processo Standardizzato semplice ed intuitivo risulta di facile apprendimento per tutti gli operatori, anche quelli di primo inserimento.

Con la funzione Spending Controller, i responsabili che sono stati designati (anche non operativi), sono informati in tempo reale sulle RDA e sullo svolgimento delle transazioni sia in fase di validazione che di aggiudicazione

 

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SELEZIONA I TUOI FORNITORI

Estremamente rapido e semplificato il processo di invito al Fornitore per la prequalifica, il sistema gestisce ed informa in maniera automatica il Cliente sullo stato di avanzamento dell'Onboarding

A seguito dell’invito il fornitore procede con la preiscrizione WebSelf  (direttamente a propria cura), inserendo i propri  dati aziendali, economici ed organizzativi, insieme ai  documenti di qualificazione ed indicando le categoria merceologiche (su 3 livelli) per le quali intende proporsi.

I dati e tutti i documenti sono digitalizzati nella scheda fornitore, ed  a disposizione dell'ufficio acquisti per valutarne la  proposizione secondo le proprie logiche aziendali, e validarne l'Onboarding fra i fornitori accreditati.

Analogamente sarà possibile attingere fra i fornitori già presenti in piattaforma Vendor List Master, occasionalmente o stabilmente se la qualità del fornitore verrà ritenuta adeguata ai propri standard.

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NEGOZIAZIONI COST SAVING

La negoziazione degli acquisti e' improntata a procedure di Gara On Line.

Questa modalità di negoziazione indice  i Fornitori a fornire offerte piu competitive rispetto ad una negoziazione classica,  con un risparmio stimato fra l’8 ed il 12%, con la possibilità di informare i Fornitori sul numero dei partecipanti invitati viene elevato decisamente il livello della competizione fra i Vendor in gara

Con un Click si possono invitare piu’ fornitori alle Negoziazioni, anche fra quelli che non rientrano nel proprio Albo Fornitori, questo da modo di conoscere anche nuovi Vendor e di confrontarne il valore.

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TRACCIABILITÁ

Il Processo digitale strutturato, completamente tracciato, è anche un valido “Presidio Anticorruzione”, mantenendo la memoria di tutte le attività che vengono svolte dai Buyer, in particolare:

  • Inviti ai fornitori
  • Gestione Albo Fornitori
  • Attribuzione Vendor Rating
  • Gestione RDA/RDO
  • Processo di negoziazione
  • Aggiudicazione Commesse
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ACQUISTI SOTTO CONTROLLO

Ad ogni accesso verso la piattaforma effettuato da qualsiasi account, si apre il pannello Work Area che informa la persona delle attività che ha in corso, consentendogli di rimanere aggiornato sulle funzioni che deve svolgere.

La funzione Spending Controller permette di configurare un sistema di comunicazione che consente a figure aziendali, diversificate per budget di importo,  di ricevere puntuali informazioni sulle RDA e sulla aggiudicazione delle negoziazioni.

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ALBO FORNITORI

Crea il tuo Albo Fornitori Qualificati, la cui del Fornitore prevede una verifica preventiva da parte dell’amministratore del sistema per accertare la presenza dei requisiti minimi, dopodichè sarà il Cliente che valuta l’accreditamento  fra i propri fornitori qualificati, valutando gli elementi e le informazioni caricate a sistema direttamente dal Vendor, attraverso la procedura WebSelf

Anche l’aggiornamento periodico dei dati e’ WebSelf, pertanto il Fornitore provvederà ad aggiornarli direttamente; sono comunque presenti Alert preconfigurabili, che informano cliente e Vendor circa la scadenza dei documenti presenti nella scheda.

L’attribuzione del Vendor Rating consente al Cliente di avere il polso della affidabilità del Fornitore; viene calcolata sulla base di diversi elementi di valutazione decisi dal cliente, i quali generano automaticamente la media dei valori inseriti.

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RDA, RDO E NEGOZIAZIONE ON-LINE

Il processo inizia con l’inserimento delle RDA (Richiesta di acquisto) da parte degli Order, operatori aziendali abilitati ad ordinare beni e merci, con una funzionalità elementare ma efficace e funzionale.

I Buyer dell’ufficio Acquisti prendono in carico gli ordini e provvedono a validarli ed assemblarli utilizzando le logiche che il sistema propone, decidendo sul tipo di negoziazione che intendono applicare (Ordine Diretto, Gara, Accordo Quadro)

Ai fornitori invitati (qualificati o Vendor List Master) perviene  una RDO (Richiesta di Offerta) che gli consente di accedere alla data room dove sono presenti tutti gli elementi atti a valutare la richiesta, predisporre l’offerta inserendola in piattaforma nei tempi indicati, e ricevere l'informazione sull'esito della gara.

La Data Room e’ condivisa da tutte le parti coinvolte e permette anche per gli scambi di comunicazione tipici di una negoziazione, ma consentendo al cliente decidere se rendere note le risposte a tutti gli invitati, evitando di rispondere più volte alla medesima domanda.

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ALERT AUTOMATICI PRECONFIGURABILI

Sono Avvisi preconfigurabili, previsti per tutte le scadenze dei documenti presenti nella scheda Vendor, che vengono inviati a Clienti e Fornitori per informarli della necessita di aggiornare i documenti presenti in piattaforma.

Periodicamente viene anche richiesto ai Vendor l’aggiornamento dei loro dati presenti in piattaforma, per consentire al cliente di avere un quadro aggiornato sulla mutata situazione organizzativa ed economica di ogni singolo fornitore.

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PLUG & PLAY - NESSUNA INSTALLAZIONE

Smarter Procuremente è una piattaforma Cloud, pertanto ogni operatore abilitato vi accede con una comune connessione alla rete internet, collegandosi al sito www.smartercompany.it , ed  inserendo nell'area riservata le proprie credenziali di autenticazione.

Pertanto per attivare il servizio non occorre alcun investimento in infrastrutture Hardware e Software, non essendo necessaria alcuna Installazione Locale di nessun tipo.

Il data center è situato in Italia, ed è dotato  delle dichiarazioni di conformità per i controlli di sicurezza sul cloud ISO/IEC 27017:2015, per la gestione dei dati personali sul cloud ISO/IEC 2018:2014 e per la gestione di eventi e incidenti di sicurezza ISO/IEC 27035:2016.

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ASSISTENZA E FORMAZIONE

Nella Toolbar del sistema sono a disposizione degli utenti, tutte le Istruzioni operative sulle funzionalità della piattaforma, suddivise per categoria di account: Purchase e Vendor.

Alla prima attivazione e' compresa una sessione formativa gratuita, utile per gli operatori Junior che devono  cominciare ad interfacciarsi con le funzionalità di smarter procurement.

E' sempre presente l'Assistenza chat, per supportare gli operatori nella loro quotidiana attività ed a fronte di qualche necessità di approfondimento sulle funzionalità.

 

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CANONE SCALABILE

Le funzionalità della piattaforma sono integralmente fruibili per ogni profilo di Abbonamento scelto, senza alcuna limitazione legata al tipo di canone.

I profili presenti nel catalogo per il Cliente Purchase  sono differenziati per durata dell'abbonamento (6 o 12 mesi), e sono scalabili sulla base delle esigenze organizzative dell’impresa e del proprio ufficio acquisti. 

Anche i profili di abbonamento per il Cliente Vendor  sono differenziati in base alle esigenze organizzative dell’impresa e del proprio ufficio vendite, e prevedono abbonamenti annuali.

 

 

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PIATTAFORMA MULTIDEVICE

Smarter Procurement e’ una piattaforma SaaS (Software as a Service), ed utilizza MySQL come database relazionale, e’ implementata con tecnologie database: Oracle, MySQL, IBM DB2, PostGre.

Il sistema consente al Cliente una facile esportazione in formato excel dei principali dati inseriti.

L’abilitazione per l’accesso alla piattaforma avviene con la semplice sottoscrizione del contratto di abbonamento, a cui segue l’invio delle credenziali di accesso  riservate.

E’ garantita l’accessibilità Multidevice, pertanto con qualsiasi dispositivo che a disposizione, PC -Tablet - Mobile, il tuo ufficio acquisti e’ sempre con te.