Innovazione del Procurement nelle PMI, una lenta evoluzione.

FOTOGRAFIA DELLA SITUAZIONE ATTUALE    

Le  ricerche effettuate recentemente  da alcune università italiane, evidenziano come nelle PMI  la maggioranza del campione, pur riconoscendo l’importanza funzionale ed  economica del  processo di acquisto  all’interno della propria organizzazione aziendale,  manifesta di non  sentire una urgente necessità di innovazione ,  perché rassicurata  dal  proprio metodo di lavoro;  solo quelle PMI più sensibili all’innovazione e che intendono restare al passo con il mercato,  mostrano una maggiore propensione a superare i consolidati modelli di gestione.

Si evidenziano  due principali fattori  che limitano l’introduzione di nuovi processi nella  gestione degli acquisti all’interno delle aziende:

  • Prevalente – la tendenza aziendale a conservare le procedure tradizionali;
  • Secondario  – il costo della innovazione del processo di Procurement (sia in termini di investimento economico per le soluzioni informatiche, sia di tempo e risorse umane).

Possiamo pertanto affermare che le PMI italiane considerano le soluzioni di e-Procurement in controtendenza rispetto all’approccio delle grandi aziende, pubbliche e private, Italiane ed Estere, che si dimostrano invece molto proiettate alla introduzione dei nuovi modelli organizzativi, certamente  spinte dalla necessità ineluttabile dovuta alle maggiori dimensioni aziendali, ma anche per una organizzazione manageriale che ha superato la  figura imprenditoriale proprietaria in grado di presidiare  i processi strategici dell’azienda, quale nello specifico l’acquisto di beni e servizi.

Fra le imprese che hanno  già introdotto delle moderne soluzioni di E-Procurement, queste hanno mediamente  dichiarato di aver ottenuto i seguenti  vantaggi:

  • abbattimento dei costi interni dell’ufficio acquisti (economico ed ore lavoro),
  • albo fornitori informatico aggiornato in tempo reale;
  • facilitazione nell’allargamento della base fornitori
  • cost saving degli acquisti (gare on line ed aumento della competizione fra i  fornitori)
  • efficientamento  della raccolta del fabbisogno interno
  • maggiore trasparenza delle operazioni di negoziazione (digitalizzazione documentale)
  • monitoraggio del livello di spesa e dei  risparmi ottenuti (economici,  tempo di forza lavoro).
  • valutazione dei fornitori in base alle performance di fornitura
  • velocizzazione dei processi di acquisto

LA VOLONTA’ EVOLUTIVA

La trasformazione della Funzione Acquisti a cui abbiamo assistito negli ultimi 25 anni, e’ stata caratterizzata dalla introduzione di soluzioni tecnologiche che hanno consentito alle imprese piu’ evolute, di guidare un processo evolutivo che ha riguardato i propri uffici acquisti ed il lavoro dei propri Buyer, il cui ruolo e’ progressivamente evoluto professionalmente rispetto al mero specialista degli acquisti di beni e servizi,  e che e’ diventato sempre più un esperto dei mercati di riferimento, un osservatore delle esigenze di produzione,  il punto di riferimento nei rapporti con i fornitori.

Nelle PMI l’attenzione alla funzione Acquisti è sempre stata molto forte, le decisioni di spesa  (quantomeno le più importanti) sono vagliate direttamente dall’imprenditore, anche quando esiste un responsabile acquisti,  ruolo spesso ricoperto  da membri stessi della famiglia dell’imprenditore o da figure che riscuotano una totale fiducia dell’imprenditore, quale presidio anticorruzione

La trasformazione  appena cominciata riguarderà indistintamente sia le aziende imprenditoriali che quelle  manageriali, e’ sarà  caratterizzata da una marcata accellerazione per l’avvento di nuove soluzioni tecnologiche quali il Cloud e la digitalizzazione, che rendono estremamente più accessibile anche per le PMI l’adozione di strumenti  sino a poco tempo fa riservati alle sole grandi imprese con elevato budget da investire in tecnologia e formazione.

I nuovi servizi che il mondo Cloud mette  a disposizione, consentono di azzerare i costi di investimento nei software gestionali e mantenimento delle infrastrutture,  consentendo alla PMI di scegliere i servizi ritenuti più consoni alle proprie esigenze, sostituirli dove risultino insoddisfacenti o scalarli su una dimensione superiore.  Il processo di digitalizzazione spinto dal progetto industria 4.0,  tende veramente  verso le PMI desiderose di confrontarsi attivamente con mercati piu’ rapidi e performanti.

Ma nonostante questo ultimo aspetto proprio per  la natura dirigistica ed organizzativa della PMI, la maturazione della scelta strategica di introdurre un modello organizzativo evoluto degli acquisti deve partire dall’Imprenditore e dal suo Management, che probabilmente ha già avviato la propria impresa ad una importante evoluzione tecnologica, ma limitatamente agli aspetti più legati alla produzione, ritenuti più strategici per l’impatto diretto che  questa ha con il proprio mercato di riferimento, le vendite ed i clienti.

AVVIARE IL  CAMBIAMENTO

In una impresa  di produzione  il valore di tutti gli Acquisti impatta mediamente  per il 60% rispetto al  Fatturato aziendale, 

L’aumento delle vendite comporta  un aumento proporzionale  degli acquisti di produzione e dei costi relativi al personale,  di contro  una semplice riduzione dei costi di produzione, in primis  l’acquisto di materie prime, semilavorati e servizi, mantiene stabile il livello delle vendite ed impatta direttamente e positivamente  sull’utile aziendale,  per ottenere un analogo risultato economico occorrerebbe aumentare significativamente il proprio fatturato.

E’  certamente vero  che nell’approccio al mercato di fornitura, le PMI hanno spesso una situazione di svantaggio rispetto alle grandi aziende, poichè:

  • manca  il potere di acquisto delle imprese più grandi
  • frequente la mancanza di un reparto acquisti o anche un responsabile degli acquisti, in quanto non hanno né budget né risorse con specifiche professionalità
  • tutti  acquistano nel momento in cui ne hanno bisogno, senza seguire una procedura standardizzata e condivisa
  • la frammentazione degli ordini interni e’  una grande debolezza per l’azienda

Questa situazione  oltre a  non permettere molta trasparenza,  fa crescere le spese generali e riduce i margini di profitto,  mentre  per ottenere un  vero cambiamento funzionale  bisogna agire sull’approccio culturale,  con una forte volontà dell’imprenditore e del suo management in tal senso, che dovrà poi essere calata  nella funzione Acquisti e trasmessa a tutta l’azienda.

Il primo passo e’ dotarsi di  una stabile  procedura, che puo’  essere anche quella standard contenuta nel  software adottato per la gestione del processo di acquisto, anche se questo  richiederà qualche adattamento organizzativo rispetto ai propri standard, ma consente di uniformare velocemente ed in maniera certamente economica  i comportamenti all’interno dell’azienda:

  • mantiene tracciata nel dettaglio ogni fase del processo dal momento in cui si presenta la necessità di acquisto
  • Uniforma i comportamenti dei dipendenti e del management rispetto alla volontà aziendale
  • Permette di mantenere il controllo degli acquisti e ne garantire la trasparenza, oltre ad  ottenere le migliori condizioni dai fornitori

Autore Marco Pasini
CEO Smarter Company