COSA FA SMARTER PROCUREMENT

GESTISCE L'ALBO FORNITORI

SmarterProcurement consente la creazione e la gestione funzionale dell'albo fornitori, attraverso un processo di prequalifica, valutazione oggettiva dei requisiti presenti nella anagrafica ed eventuale accreditamento da parte del Cliente.

Onboarding semplificato mediante invio di invito mail da parte del Cliente al fornitore, che provvederà direttamente con la funzione WebSelf al caricamento dei dati e delle informazioni richieste.

Gli Alert programmabili informano cliente e fornitore sulla presenza di documenti scaduti e  sulla periodica richiesta di aggiornamento dei dati precedentemente inseriti nella scheda anagrafica del fornitore.

Il Vendor Rating viene calcolato dal sistema, sulla base delle valutazioni del cliente riguardo una serie di  parametri di giudizio sulla effettiva affidabilità del fornitore.

L'ampliamento della lista dei propri fornitori può essere effettuata con facilità invitando altri vendor oppure valutando quelli già iscritti nella piattaforma per le categorie merceologiche di interesse, attingendo alla Vendor List Master.

GOVERNA GLI ACQUISTI DI TUTTA L'AZIENDA

Individuazione delle figure aziendali autorizzate alla compilazione di RDA, User (generatori di ordini), che provvedono all’inserimento degli ordini interni, indicandone già in partenza le caratteristiche richieste, le quantità ed i tempi massimi di evasione

Il sistema gestisce e coordina le RDA indirizzate ai Buyer della direzione acquisti, per valutare, validare ed avviare le attività di approvvigionamento dei prodotti o servizi, gestendo in maniera unificata tutte le richieste ricevute

Gli Spending Controller presidiano il ciclo degli acquisti, vengono settati per valore ed informati in tempo reale sulle RDO aggiudicate, che rientrino nel budget valore attribuito.

Il passaggio da RDA a RDO ed Aggiudicazione  avviene in un logico processo On-Line consequenziale, attraverso un semplice click di validazione da parte dei Buyer, utilizzando i dati già inseriti ed evitandone la ridigitazione, risparmiando cosi’ tempo, evitando errori ed accelerando i tempi di evasione della richiesta

NEGOZIA ON LINE GLI ACQUISTI

La fase di Negoziazione avviene con una procedura interamente On-Line, sia che si tratti di un acquisto diretto, di una Gara con piu’ fornitori oppure la definizione di un Accordo quadro, consentendo al Cliente che acquista di ottenere dai fornitori il miglior prezzo praticabile o l’offerta più vantaggiosa, nel rispetto dei vincoli quantitativi e qualitativi richiesti.

Le RDA pervenute attraverso la piattaforma consentono di avere una richiesta dettagliata sulle caratteristiche del prodotto o servizio, ed il lavoro del buyer potrà procedere piu’ speditamente nel portare a termine l'attività di acquisto nel rispetto delle procedure e degli obiettivi di budget aziendali.

Tutte le fasi sono tracciate e documentate, comprese anche le comunicazioni con i fornitori, tutto rimane archiviato nella data room aperta per ogni singola negoziazione.

I Fornitori vengono invitati alla gara attraverso la piattaforma, ed accedono alla Data Room dove trovano tutte le info relative alla richiesta di RDO, inoltre possono interagire con chat interna inoltrando richieste di chiarimento e presentare le proprie offerte entro la data di scadenza.

Ai Buyer il compito di analizzare le offerte presentate dai fornitori, selezionando l’offerta migliore attraverso un unico quadro delle offerte complessive,  che verrà validata con l'emissione del buono d'ordine all'aggiudicatario, informando contestualmente gli altri fornitori dell'esito.

COME FUNZIONA SMARTER PROCUREMENT

DIGITALIZZA TUTTO IL PROCESSO DI PROCUREMENT

La digitalizzazione dei processi diventa un modello organizzativo grazie al quale l'azienda può gestire in modo integrato, efficace e collaborativo tutte le proprie attività, in particolare quelle relative al  Procurement, eliminando così rallentamenti operativi e funzionali e duplicazione di attività "Stupide", come la ridigitazione degli ordini ricevuti dal proprio interno.

L’ufficio acquisti può contare su una mappatura completa e reale del proprio fabbisogno, così da poter organizzare, concentrare e correggere rapidamente le azioni di acquisto e migliorare le proprie performance in termini di tempi di esecuzione e Cost Saving.

Un processo guidato dal sistema, dove ogni documento e’ individuabile, ogni decisione viene presa sulla base di elementi precisi, tangibili, riscontrabili e storicizzati.

In sintesi, quindi, la digitalizzazione permette di risparmiare sui tempi di approvvigionamento e  sui costi, oltre a garantire un più alto livello di performance.

CENTRALIZZA LE RDA E GESTISCE LE GARE ON-LINE

La Piattaforma e’ lo strumento per collegare l'azienda ai propri reparti e/o alle proprie filiali dislocate, condividendo decisioni e stato di avanzamento delle RDA, e consente di dare effettiva  Centralità all'ufficio acquisti.

Il sistema consente la creazione di figure aziendali (account) dedicate a specifiche funzionalità, dagli Order (generatori di RDA), agli Spending Controller per arrivare ai Buyer che all’interno della direzione acquisti raccolgono le RDA da negoziare, e ne decidono la validazione, procedendo ad ordinare direttamente oppure a realizzare gare Gare On Line o  Accordi Quadro.

I fornitori vengono invitati alle gare dal Cliente con la modalità che ritiene adeguata, con uno o più, e con la possibilità di allargare in maniera semplificata anche ad altri fornitori non presenti nel proprio albo

L'RDA conterrà già alla nascita tutte le indicazioni ed i documenti necessari ad individuare il prodotto o servizio da acquistare, oltre alla  quantità, luogo di destinazione e tempistica massima di evasione della richiesta.

STANDARDIZZA LE PROCEDURE

Il modello operativo delle aziende vincenti è la standardizzazione del processo operativo, l'attenzione costante per l'esecuzione, per i dettagli, per i piccoli miglioramenti e semplificazioni che uno dopo l'altro portano ad avere un sistema ben oliato e funzionante a costi bassi.

Per muoversi in questa direzione è necessario partire dal disegno dei processi che  consentono di ridurre il margine di aleatorietà con cui ogni iniziativa viene gestita attraverso l’introduzione di  processi strutturati e ripetibili, che porta tutto lo staff aziendale ad effettuare le attività con un modello conosciuto e consolidato.

I benefici della standardizzazione favoriscono la diffusione di una cultura del project management all’interno dell’organizzazione che col tempo si sedimenta e costituisce una base di conoscenze e di competenze gestionali condivise,  per giungere ad una sostanziale omogeneità di comportamenti della comunità aziendale.

Ne risulta fortemente facilitata la formazione del personale, in particolare quello junior,  che si basa sul trasferimento del framework metodologico che il sistema contribuisce a diffondere e radicare