E-Procurement – La trasformazione digitale per gestire i fornitori nelle PMI

Perché l’innovazione digitale nel procurement?

E-PROCUREMENT e’ il processo di approvvigionamento digitale che consente alle aziende pubbliche e private di gestire l’intero processo di acquisto di beni e servizi dalla nascita della richiesta o fabbisogno, passando attraverso la negoziazione o gara telematica, fino alla formalizzazione del servizio e relativo ordine

Il processo di digitalizzazione delle imprese si poggia necessariamente, da un lato, sulla disponibilità di un’adeguata infrastruttura tecnologica, dall’altro su una serie di competenze e assetti organizzativi che ne favoriscano lo sviluppo e l’utilizzo effettivo all’interno dell’impresa.

La attuale fase di innovazione digitale web ha concretamente modificato lo scenario della relazione tra le imprese ed i propri fornitori, favorendo il passaggio dalle tradizionali metodologie di gestione a quelle  telematiche dell’e-procurement, anche se in una recente indagine di Assolombarda  viene evidenziato che soltanto il 10% delle imprese associate intervistate afferma di fare affidamento su una piattaforma di e-procurement. Tale quota risulta nettamente più elevata (45%) tra le imprese con oltre 250 addetti.

Strano a dirsi ma in questo caso risulta trainante il settore pubblico, c he  si è già significativamente inserito nel nuovo scenario grazie anche ad una spinta  normativa che progressivamente è diventata puntuale e coercitiva, laddove la organizzazione di  appalti ed acquisti deve passare ineluttabilmente attraverso procedure telematiche; e gli operatori economici che vogliono partecipare a procedure pubbliche di acquisto devono essere registrati e certificati su sistemi digitali.

Nel mentre il settore privato, certamente più articolato e variegato di quello pubblico, è caratterizzato da luci e ombre,  l’innovazione è partita certamente prima ma fatica a svilupparsi soprattutto nell’area delle piccole e medie imprese dove è più difficile reperire e disporre delle   competenze professionali necessarie per la gestione di processi che richiedono di un Know how specifico, e laddove  sono più limitati i budget dedicati alla formazione delle nuove professionalità.

In particolare gli uffici acquisti, specie quelli operanti nelle PMI, sono rimasti sino ad oggi un po’ ai margini dei processi di digital transformation, i budget IT per questo settore sono stati di scarsa entità e per lo più assorbiti all’interno dei progetti di introduzione dei sistemi riguardanti i processi amministrativi e produttivi,  con l’effetto che non sempre riservano sufficiente attenzione alla innovazione dei processi specifici del Procurement.

Ma il rapido sviluppo di maggiori competenze digitali tra i responsabili degli acquisti, li rende soggetti ideali per un possibile “salto di paradigma”, visti  i vantaggi tangibili  che la digitalizzazione del processo di procurement comporterà per gli utilizzatori.

La diffusione dell’E-procurement nel settore privato ha  visto pertanto come protagoniste soprattutto le grandi imprese, molte delle quali hanno impiantato piattaforme informatiche specializzate che coprono buona parte dell’operatività di un Ufficio Acquisti.

Va considerato che in questi casi si e’ reso necessario effettuare cospicui investimenti per effettuare l’analisi del fabbisogno e la realizzazione di onerose  suite informatiche, totalmente personalizzate,  per adeguarle e collegarle agli altri sistemi e processi operativi della impresa.  Oltre alla fase di start up, i sistemi richiedono costante investimenti per lo sviluppo ed per il mantenimento degli standard di efficienza delle infrastrutture, senza trascurare le importanti problematiche inerenti alla tutela e conservazione dei dati.

Nel mondo delle PMI l’innovazione digitale molto spesso si limita all’uso di specifici sistemi gestionali per trattare in modo specifico  ma separatamente fra di loro,  alcuni aspetti del processo di approvvigionamento,  come la gestione dell’albo fornitori, le richieste di acquisto e la gestione degli ordini.  In molti casi la digitalizzazione si limita alla sola sostituzione dei documenti cartacei scambiati con i propri fornitori tramite la tradizionale posta, con file elettronici da trasmettere via e-mail. 

È certamente un passo nel processo di digitalizzazione, ma è ancora troppo limitato e dispersivo per quanto riguarda la memorizzazione, l’elaborazione e la fruizione delle informazioni, soprattutto quando i fornitori sono numerosi e si opera in un contesto globalizzato con informazioni complesse.

La diffusione di talune  piattaforme gestionali Cloud, consente una gestione globale del processo di approvvigionamento, ma va valutata sulla base delle specifiche esigenze della impresa rispetto ai  pro e contro che questo tipo di piattaforme standardizzate  mediamente presentano:

Pro

  • Business continuity e mantenimento degli standard di sicurezza informatica,  a carico dell’Owner
  • Implementazioni dei sistemi garantito dall’Owner e compreso nel canone
  • Investimenti di impianto sostituiti da un canone di abbonamento
  • Minimi o nulli i costi di infrastruttura tecnologica
  • Minimi o nulli i costi di personalizzazione
  • Piattaforma priva di bug legati alle personalizzazioni ed allo sviluppo
  • Processo gestionale arricchito da un  mix di esperienze  di più imprese
  • Sistema immediatamente attivabile con accesso Multidevice

Contro

  • Mancanza di esatta rispondenza rispetto al proprio modello operativo

Fase di adattamento nella quale si evidenzierà la diversità del processo come elemento di negatività rispetto al processo empirico precedente

Autore Marco Pasini
CEO Smarter Company